浅谈公文命令结构(公文命令)

栏目: 节目剧本 来源:精英教育网 时间:2021-04-28 04:06:18 阅读: 公文命令 公文 命令 浅谈 浅谈公文命令结构(公文命令)

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浅谈公文命令的结构(公文命令)

浅谈公文命令的结构

结构是事物客观规律和作者主观思路相结合的产物。清代戏剧家李渔在《闲情偶记》中阐述了结构的重要性:至于“结构”二字,则在引商刻羽之先,拈韵抽毫之始,如造物之赋形,当其精血初凝,胞胎未就,先为制定全形,使点血而具五官百骸之势。倘先无成局,而由顶及踵,逐段滋生,则人之一身,当有无数断续之痕,而血气为之中阻矣。工师之建宅亦然,基址初平,间架未立,先筹何处建厅,何方开户,栋需何木,梁用何材,必俟成局了然,始可挥斤运斧。倘造成一架,而后再筹一架,则便于前者不便于后,势必改而就之,未成先毁,犹之筑舍道旁,兼数宅之匠、资,不足供一厅一堂之用矣,故作传奇者,不宜卒急拈毫。袖手于前,始能疾书于后。

公文结构亦然。只有安排妥当公文结构,才能组织和衔接好文章的内容,从而有效地实现文章内部联系和外部形式的紧密统一。

一、公文结构的基本内容

公文和其他文体一样,结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应、主次和详略等,安排结构就是在总体结构思路的指导下,组织安排好这些环节,构成相互紧密联系的有机整体,组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。

(一)公文的开头和结尾

1?郾开头

开头是公文正文部分的起点和入笔处,又称导语,用以唤起读者注意,引导阅读。开头要开门见山,一般用直叙形式。公文开头要表达的内容有:发文目的、针对实际情况制发此文的重要性和必要性、此文所要解决的问题、公文的指导思想或主要内容等。

公文开头没有一成不变写作规范体式。开头要紧扣主题、吸引读者。常见的公文开头,有6种:

(1)起因式开头。开头写明发文原因。一般使用“由于”、“鉴于”或“随着”等句型开头。

(2)目的式开头。开头说明发文目的。一般使用“为了”、“为”等句型开头。

(3)根据式开头。开头写明发文依据,多用“根据”、“遵照”,、“按照”等句型开头。

(4)时间式开头。开头写明某事、某情况的时间。有的直写年、月、日,有的用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间,有的用“之后”句式开头。

(5)引文式开头。开头用引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。

(6)事情式开头。开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。

2?郾结尾

公文的结尾,又称结语,用以维护公文的完整性,使读者深刻理解作者的意图,为准确而有效地处理公文奠定基础,同时,也防止在正文之后被添加伪造。

公文的结尾多种多样,常用的有4种:

(1)总结式结尾。在结尾部分对全文做出总结,概括与深化主题,帮助读者进一步理解全文。

(2)号召式结尾。在结尾部分提出希望,发出号召,鼓舞斗志。

(3)展望式结尾。以展望未来的表述作为结尾。

(4)专用式结尾。有些公文的结尾写法固定、规范,不得随意更换其他内容。

例1:请示的结尾,要提出肯定式要求,多用“以上请示是否妥当,请批复”、“当否,请指示”、“妥否,请批示”等。

例2:法规性公文的结尾,多用“本办法自发布之日起施行”;“本规定自发布之日起执行,原xx公文同时废止”等。

例3:意见和决定的结尾,一般要提出落实的要求,多用“望各地各部门贯彻执行”;“把落实情况于x年x月x日上报”等。

(二)公文的层次和段落

1?郾层次

公文的层次,又叫意义段、结构段,是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位,也是结构的基本单位。它体现了公文内容的表现次序,体现了公文内容相互间的逻辑联系,是事物发展的阶段性、客观矛盾的各个侧面以及人们认识和表达问题的思维进程在公文中的一个反映,也体现着作者在写作公文时思想展开的步骤。

层次和段落的关系是:在一般情况下,层次大于段落,一个层次由几个段落组成。有时,层次等于段落,一个段落就是一个层次,也有的公文因其简短,全篇只有一个自然段,如各种条据、启事、简单的通知等。

划分层次,一般按照事物发展的时间、所处的空间、功能和特征的主次、公文的逻辑联系等来安排。

例:撰写请示。可分三个层次。第一层写请示的缘由,第二层写要求上级给予解决的问题,第三层表达希望解决的愿望,即结语。

具体如何安排层次,应根据不同种类的公文的内容来决定。

公文层次,是公文思想内容展开的次序,是公文中表达思想内容的“意义单元”或“逻辑环节”。公文的层次安排,形式很多,篇章较长的公文层次多采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。

(1)总分式。也叫主从式,是在构成公文的全部层次中,先从总体上概括内容,然后再具体分述;或先提出总的观点、主张,然后再具体说明。总和分的关系是总说为主,分说为从,总说的层次统领分说的层次,分说的层次是对总说层次的演绎和阐释,并为总的层次服务。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现,在命令、决定、通知、通告中多是先交待观点后具体陈述主张和办法。

(2)并列式。是从横向逻辑联系入手,把材料按性质归类,组成层次,各个层次表现为平等并列关系,以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项方式表述既有联系又各不相同的内容,即形成并列式层次,如条例、规定、办法、细则、计划等。

(3)递进式。是按照内容的逐层推进而安排层次的一种方式。层次之间为递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。

(4)因果式。是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式,层次间为因果关系。文中有的先说因,后说果;有的先说果,后分析原因。

(5)连贯式。是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式。有的以时间先后为序排列,有的以事件发展进程先后为序排列,有的以空间转换先后为序排列,有的以认识过程先后为序排列。公文写作众多以时序为多,如简报、报告、会议纪要等。

2?郾段落

公文的段落是公文中的一个自然段,是公文中最小可以独立的意义单位。段落能够使行文条理,使层次之间的意思承接得更紧密、更自然,帮助读者更好地理解公文的思想内容。

层次和段落既有联系也有区别。层次着重于思想内容的相对完整性,靠其内在逻辑性来划分;段落则着眼于文字表达的阶段性,以语言的间歇停顿来显示。

组织段落既要注意内容的单一性、完整性,也要注意段与段的连贯与和谐。

(三)公文的过渡和照应

1?郾过渡

公文的过渡是层次和段落之间的衔接与转换,在公文中起着承上启下的作用。

以下情况一般需要过渡:

(1)公文内容由一层转入另一层。

例:领导的讲话稿。在开头导语常常这样讲:“根据市政府研究的意见,,我讲以下几个问题。”

(2)表达方式有变化。

第一种,由议论转为叙述时,用过渡性的语句。

例1:调查报告中议论转为叙述时,使用过渡句:“事情经过是这样的”。

第二种,由总述转到分述时,用过渡性的语句。

例1:调查报告中第一段总述后转为分述时,使用过渡句:“现将调查结果归述如下”。

例2:通知中第一段总述后转为分述时,使用过渡句:“现将有关事项通知如下”。

有些公文,用过渡词联接上下文。

例:用关联词因此、为此、特此、总之、但是、综上所述、由此可见等。

有些公文,用过渡词联接上下文。

例:调查报告,一般先交代调查对象的基本情况,紧接着交待基本做法经验,在两层意思之间,公文用“他们的基本经验是”独立段联接,承上启下,转折自然柔和。

2、照应

公文的照应是前后照顾,互相呼应。前边提到的问题,后边要有交代,有着落;后边要写的内容,前边有暗示,有招呼。照应使内容周密、线索清晰、结构严谨、意思连贯的重要手段。

公文常用的照应:

(1)首尾照应。即开头说的话,结尾再反复,再强调。这种重复、强调不是单纯重复、强调,而是深化内容、强调意义,因此往往是前有观点、情况,后有结论出现。

(2)前后照应。即行文的上下、内容的前后,互相照顾,彼此呼应。在公文中往往表现为概括和具体、问题和结论的前后呼应。

(3)题文照应。即公文的内容同标题照应。公文,特别是规范性行政公文,写作要求比较规范,大部分是标题概括基本内容,或者是标题揭示主题。

(四)主次和详略

1?郾主次

文章各部分的内容,在文章中所占的地位和所起的作用,并不完全相同,有的份量重,有的份量轻;有的为主,有的为辅。分清主次,也是结构安排的一个主要环节。

朱光潜先生在《选择与安排》中对此也有论述:文章不仅要分层次,尤其要分轻重。轻重犹如图画的阴阳光影,一则可以避免单调,起抑扬顿挫之致;二则轻重相形,重者愈显得重,可以产生较强烈的效果。如果不分宾主,群龙无首,必定显得零乱芜杂。如果有五六层意思都平铺并重,它一定平滑无力,不能说服读者。

在一篇文章中如何显出主次轻重?可有两种方法,一种是在层次上显出,一种是在篇幅份量上显出。

2?郾详略

详是详写,略是略写。公文写作,表述观点时可详可略,叙述和引用材料时也可详可略。而且,详与略在文字上的差异是巨大的,一个事实,可以用十几个字就表达完毕,也可以用几百个字详加介绍。

总的来看,公文是讲究精炼实用的文体,表达观点直接明了,叙述事实简炼清晰,一般不写细节,更不用精雕细刻的手法,与文学写作相比,公文的略写多于详写。但是,这并不意味着公文写作不分详略,就自身而言,各部分的详略安排还是十分讲究的。

那么,公文写作如何掌握详略呢?具体写法必须结合实际才能确定,可遵循以下两条原则。

首先,以主次的地位确定详略。

大多数情况下,主要观点和重要条文要详写,一般观点和次要条文要略写。

其次,以典型程度确定详略。

这是指材料而言。典型材料的说服力强,要表述得充分一些;非典型性的辅助性材料,则可以表述得简略一些。

二、公文结构安排的基本原则与方法

(一)公文结构的基本原则

1?郾注重整体的原则

思路既然是对公文的整体设计,就要“注意整篇公文、整篇说话的结构”(毛泽东)。这个整体,包含着思路的每一个环节。尽管每个环节的思考时间可能有长有短,下的功夫可能有多有少,但考虑每个环节时要服从于整体的思路,思路过程应该是系统的、综合的,而不是零散的,每个环节是互相联系、交汇的,而不是彼此割裂、分散的。要通过思路形成公文设计的总体意识,否则提笔行文时就可能顾此失彼,东拼西凑,缺乏中心,杂乱堆砌,文气不畅,不能形成内容、形式的整体美感。

2?郾开阔视野的原则

公文虽然多是受命作文,写作的任务、目标也比较明确,但作者亦不能成为写作机器,而要发挥主观能动性,努力提高写作质量。这就要求构思时开阔视野,积极思维,多方联想。要联系所反映的公务活动,环顾左右,瞻前顾后,周密地考虑问题。只有这样,才能通过思路把公文写得更好,对工作更有指导意义;写得更新颖,增强可读性,对读者更有吸引力。

3?郾以一贯之的原则

对于公文来说,其结构与作者或者行政机关领导的思想,便是相对应或相统一的。在一篇公文中,发文机关要求什么、要求做什么、怎么做这一类问题,都必须符合逻辑、符合时空地在结构中得到反映,始终围绕一个中心、一个主旨安排结构,如果公文结构杂乱无章,则表明作者的思路杂乱不清;如果公文结构不严谨不清楚,则表明作者的思路不慎密、不清晰。

(二)安排公文结构的几种方法

安排公文结构因人、因文而异。通常用以下几种方法:

1?郾腹稿法

作者在头脑中把公文的立意、选材、结构甚至各种细节反复琢磨,预想成熟,把公文的大体轮廓设想好,等到觉得思路成熟了,才提笔行文。这实际上是不见诸文字的提纲。篇幅较短的应用文可采用此法。篇幅长、内容多的应用文若采用这种方法思路,难度就比较大,需要有较强的思维力、记忆力和驾驭语言的能力。

2?郾随想法

作者依据公文思考的要点记录下来,边想边记,不求系统完整,然后围绕中心,对记录的零乱的条目进行整理、分析、归纳,进行集束思维,再依据这条明晰的思路写初稿。这种思路方法思路开阔,适用于理论性较强、内容丰富的应用文写作。但要注意在围绕主旨定向控制下发散思维,不可漫无边际;要脑、手并用,认真记录,细心整理,反复提炼,精益求精。

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